بحث دور الاتصال في المؤسسات

مقدمة
المبحث الأول: مفهوم الاتصال وأهميته
المطلب الأول: مفهوم الاتصال وطبيعته.
المطلب الثاني: عملية الاتصال
المطلب الثالث: مهام الاتصال ودوره
المبحث الثاني: أنواع ووسائل الاتصال
المطلب الأول: أنواع الاتصال
المطلب الثاني: وسائل الاتصال
المبحث الثالث: أهداف الاتصال معوقاته وطرق تحسينه
المطلب الأول: أهداف الاتصال
المطلب الثاني: معوقات الاتصال
المطلب الثالث: طرق تحسين الاتصال
المبحث الرابع: دراسة حالة عن ملحقة التكوين المهني ببريدة
المطلب الأول: بطاقة فنية عن الملحقة
المطلب الثاني: الهيكل التنظيمي للملحقة
المطلب الثالث: الاتصالات الداخلية والخارجية للملحقة.



المقدمة
قد يعتقد الكثير من الناس أن الاتصال
ما هي إلا عملية بسيطة تحدث في حياتهم اليومية وتعتمد على وسائل اتصال
معروفة كالهاتف والتلفاز والراديو ولكن الحقيقة هي عكس ذلك لأننا ولو
تعمقنا في مفهوم الاتصال
لوجدناه ظاهرة معقدة يصعب لكثير منا حسن استعماله لأنه عملية دينامكية
تتطلب الاستمرارية في مزاولتها ومع تطور العصور وظهور التكنولوجيا أصبح
لابد من تطوير وسائل الاتصال خاصة مع تأسيس الإدارات والمصانع إذ أصبح الاتصال
الفعال إحدى المقومات الرئيسية التي تتركز عليه الإدارة من أجل تنفيذ
أعمالها ولهذا الغرض تطرقنا في موضوعنا هذا إلى عدة جوانب بدء بتعريف الاتصال ومعرفة وسائله وأهميته في المؤسسة والهدف منه المعوقات التي قد تعيقه ولهذا يمكن طرح الإشكالية التالية .
ما هي أهمية ودور الاتصال في المؤسسة ؟ وما الهدف المرجو تحقيقه والمعوقات التي قد تصيبه ؟
الفرضيات
– كلما كان هناك اهتمام بالاتصال يكون له دور فعال في المؤسسة
– الاتصال هو أحد الركائز المهمة في أي مؤسسة
– من اجل تحقيق الأهداف ورفع الأداء يجب إتباع اتصال فعال في المؤسسة
أهداف البحث: نظرا للأهمية التي يكتسبها الاتصال فغن هذا البحث هدف إلى:
1- معرفة مدى الدور الذي يلعبه الاتصال في المؤسسة
2- معرفة مدى فعالية الاتصال وأهميته في المؤسسة
3- معرفة أهم المشاكل وحلولها المقترحة من أجل وضع نظام للاتصال جيد وفعال
أسباب إختيار الموضوع : من أسباب اختياري للموضوع هو محاولة البحث والفهم
الجيد للاتصال باعتباره أهم مرتكز في المؤسسة كونه يرتكز على الدراسات
الميدانية في محاولة الربط بين الإطار النظري والتطبيقي


المبحث الأول : مفهوم الاتصال وأهميته
المطلب الأول : مفهوم الاتصال وطبيعته
ختلف مفهوم الاتصال
من شخص إلى آخر فهناك تعريفات كثيرة حسب ما يراها كل كاتب وكلها تحمل نفس
المعنى فنجد البعض يعرفه على انه "إرسال واستقبال المعلومات بين الناس "
ويركز ميلر على الطابع الحركي للاتصال بقوله " أن الاتصال يحدث عندما توجد معلومات في مكان واحد أو لدى شخص ما ويريد توصيلها إلى مكان آخر أو شخص آخر "
ويعرفه شيري بأنه " استعمال الكلمات أو الخطابات أو أي وسيلة متشابهة
للمشاركة في المعلومات حول موضوع أو حدث " فنجد في هذه التعريفات أن الاتصال عبارة عن إرسال واستقبال المعلومات بين طرفين ومحادثة الناس فيما بينهم فهذه يعتبرونها مزاولة لعملية الاتصال و هناك تعار يف أخرى منها أن" الاتصال
عبارة عن تبادل المعلومات و الأفكار بين شخصين أو أكثر" ويمكن تعريفه أيضا
في مجالات العلاقات الإنسانية بأنه عبارة عن انتقال المعلومات وفهم الأمور
بين شخص و آخر ويمكن تعريفه أيضا في مجالات العلاقات الإنسانية بأنه عبارة
عن انتقال المعلومات وفهم الأمور بين شخص وآخر وقد عرفت الجمعية الأمريكية
للإدارة عملية الاتصال أي سلوك ينتج عنه تبادل المعنى و تعريف الجمعية القومية لدراسة الاتصال
بأنه تبادل مشترك للحائق أو الأفكار أو الآراء أو الأحاسيس مما يتطلب عرضا
و استقبالا لا يؤدي الى التفاهم المشترك بين كافة الأطراف بصرف النظر عن
وجود انسجام ضمني و يعرفه مجموعة مت الاقتصاديين بشكل أكثر دقة على أنه :
أي سلوك من قبل شخص مرسل –المصدر- معين لغرض نقل معنى مطلوب إلى طرف أخر
مستقبل لهذا السلوك مما ينتج عنه استجابة سلوكه مرغوبة عند ذلك المستقبل.
و ربما هناك تعريف قد يكون أشمل من التعاريف السابقة لأنه يلم جميع عناصر الاتصال سواء بالنسبة لطرفي الاتصال أو اللغة المستعملة و المعلومات و الأفكار التي قد توجد في الرسالة المتضمنة موضوع الاتصال و هو أن الاتصال ظاهرة اجتماعية حركية تؤثر و تتأثر بمكونات السلوك الفردي و العوامل المؤثرة على طرفي عملية الاتصال المشتملة على نقل و تبادل المعلومات و الأفكار و المعاني المختلفة و تفهمها باستخدام لغة مفهومة للطرفين من خلال قنوات معينة.
طبيعة الاتصال
إن طبيعة الاتصال
تتوافق مع أي منظمة فالاتصال بالنسبة لها أحد الدعائم أو الركائز الأساسية
و المهمة التي تعتمد عليها أي منظمة أو مؤسسة سواء كانت إنتاجية أو مؤسسة
خدمات في تحقيق أهدافها و يجل أن تكون عملية الاتصال
مستمرة حتى تكون هناك تواصل في الأعمال و مختلف الأنشطة فالمؤسسة في
نشاطها تحتاج إلى موارد مادية و أخرى بشرية و للتنسيق بين ما هو موجود في
المؤسسة لا بد من القيام عملية الاتصال فطبيعة هذا الأخير يتحتم وجود مستويين للاتصال:
فالمستوى الأول: بين الإدارة و العاملين بحيث تصدر قرارات و إجراءات من أجل أداء العمل و دور كل فرد داخل المنظمة.
المستوى الثاني: بين العمال داخل المنظمة من أجل تبادل الأفكار والمعلومات وهناك شروط لوجود الاتصال من بينها
1- حاجة الفرد للمعلومات؛
2- حاجة الفرد للمساندة والتعزيز الاجتماعي؛
3- مزاولة الفرد لعملية الاتصال لإنجاز هدف معي؛
4- مزاولة الاتصال بناءا على توجيهات شخص ما؛
ونخلص إلى أن طبيعة الاتصال تتسم بالآية
1- الاتصال مسبب: لابد من أسباب المزاولة؛
2- الاتصال مدفوع : حيث يرتبط بالدوافع؛
3- الاتصال موجه : نظرا لتوجيهه تجاه هدف معين؛
4- الاتصال حركي : نظرا للاستمرارية في مزاولته؛
5- الاتصال اجتماعي : نظرا لارتباطه بمكونات السلوك الإنساني؛
6- الاتصال تفاعلي : نظرا لعلاقات التداخل والتأثير والتأثر؛
7- الاتصال نوعي : نظرا لاختلاف أنواعه وصوره؛
8- الاتصال ضروري : فهو ضرورة من ضرورة الحياة في الأسرة والمدرسة والعمل؛

المطلب II عملية الاتصال
ان عملية الاتصال تتمثل في عناصر وخصائص
عنـــــــــاصره: 1- إعداد وصياغة الرسالة 2- الإرسال 3- الاستقبال 4- وسيلة الاتصال 5- أطراف الاتصال أي المرسل والمستقبل 6- المعلومات المرشدة.
خصــــــــائصه: 1) الدينامكية : صعوبة تنميط العديد من الرسائل سواء من
حيث المحتوى أو الصياغة وكذلك تغيير الأهداف واختلافها من رسالة إلى أخرى
ومن وقت لآخر .
2) التميز: حيث اختلاف الأهداف يختلف مستوى الرسالة والهدف منها وكذلك الاختلاف بين أطراف الاتصال وأسلوب الإرسال والاستقبال يترتب عنه نفس الأثر.
3) التفاعلية التعاملية : المرسل والمستقبل يشتركان في رسالة واحدة "
الصياغة والتفسير والتصرف " ويجب ان يكون هناك تبادل للأدوار بين أطرافها.

المطلب الثالث: مهام الاتصال ودوره
حسب قول " ثير " THAYER أن للاتصال أربع مهام رئيسية إعلامية وانضباطية وإقناعية وتكاملية .
المهمة الإعلامية للاتصال: تظهر من خلال تدفق المعلومات على كافة
المستويات الإدارية والتنفيذية فالقرارات كي تكون ناجحة تعتمد على كمية
هائلة من المعلومات السليمة وفي الوقت المناسب وعلى مدى فعالية الاتصال وعلى المستوى التنفيذي فالعمال بحاجة كبيرة لمعلومات الخاصة بعملهم من اجل تنفيذ العمل.
المهمة الانضباطية للاتصالات : يجب أن يكون هناك تحكم من طرف الإدارة في
تنقل المعلومات حتى يكون هناك معنى كما تريد أن توصله إلى عمالها لذا يجب
أن يكون هناك ضبط في توصيل المعلومة.
المهمة الإقناعية للاتصالات :
الادراة لا تكفي وحدها لضمان سير العمل بحكم سلطة مركزها بل يجب عليها أن
تقيم علاقة مع عمالها من حيث حرية التعبير عن آرائهم وكذا موافقتهم أو
عدمها بالنسبة للقرارات الصادرة إليهم ويجب أن يكون لدى المسؤول أسلوب
إقناع عند صدور المعلومات منه حتى يستطيع أن يتلقاها العامل بكل سهولة.
المهمة التكاملية للاتصال: ويجب أن يكون هناك تكامل ذاتي وجماعي داخل
المنظمة ولكي يكون هذا لا بد من وجود اتصال فيما بينهم حتى يكون هناك تحقيق
للمهام التكاملية بالمنظمة
2- دور الاتصال: يعتبر الاتصال أداة للتنبؤ وتزويد القائمين على المؤسسة بالمعلومات باستمرار لتقييم الأداء ولذا فمن خلال الاتصال تتحقق أهداف هي:
1- توفير المعلومات لإدارة المنظمة بحيث يكون بالإمكان إدارة مختلف الموارد بفاعلية؛
2- توفير المعلومات للإدارة بين مختلف المستويات الإدارية والضرورية لتقسيم النتائج في الوقت المناسب؛
3- تزويد الإدارة بالمعايير التي تساعد في التخطيط المستقبلي بما في ذلك المؤثرات الخارجية التي تؤثر على منتجات الشركة وخدماتها؛
4- توفير المعلومات للأطراف الخارجية ذات المصالح في الشركة والتي تساعد على التوصل إلى انطباع فعلي سليم ن الشركة،
5- إعطاء مختلف المستويات الإدارية صدق الإحساس عن النشاط باعتبار التقارير الرسمية لا تحقق ذلك،
هناك منافذ أربعة للاتصال أمام المديرين هي الوسيلة الإعلانية "الراديو
والتلفزيون والصحف المجلات والبريد المباشر مثلا "المواجهة وجها لوجه"
"رجال البيع" الدعاية «الأخبار"، نشر الأخبار المستهلكين.

المبحث الثاني: أنواع ووسائل الاتصال
المطلب الأول: أنواع الاتصال
I- الاتصال
الرسمي: في أي منظمة لا بد أن يكون هناك اتصالات رسمية والتي تحدد عند وضع
الهيكل التنظيمي لتوضيح كيفية الربط بين الوحدات الإدارية المختلفة التي
يتضمنها الهيكل فلاتصال لرسمي يساهم في تدفق المعلومات والتعليمات
والتوجيهات والأوامر إلى المرؤوسين مع التعرف على وجهات نظرهم من خلال
المعلومات المرتدة بالإضافة على دراسة المشاكل والقيم الداخلية والخارجية
للعمل وأهميتها للأفراد العاملين.
والاتصالات الرسمية تكون عبارة عن:
1- اتصال رأسي: نجد فيه:
أ- الاتصال النازل: من أعلى إلى أسفل وتكون الرسائل على شكل تعليمات وإرشادات خاصة بإنجاز العمل والخطط والسياسات وحلول المشاكل.
ب- الاتصال
الصاعد: من أسفل إلى أعلى حيث بقوم المرؤوس بإبلاغ رئيسه مدى تقدم العمل
أو المشكلات التي قد تواجه تنفيذ العمل ومتطلبات إنجاز العمل أو مقترحات
معينة.
2- الاتصالات الأفقية: تكون بين الزملاء في نفس المركز مثلا بين
رؤساء الأقسام ويهدف إلى توفير وتبادل المعلومات الخاصة بمتطلبات التنسيق
وتحقيق التعاون والتكامل بين الأنشطة.
3- الاتصالات القطرية: وتتم بين إحدى الإدارات مع مرؤوس إدارة أخرى.
II- الاتصال
غير الرسمي: وهو الذي تستخدمه جماعات التنظيمات غير الرسمية في المنشأة
وهو يتمتع بدرجة عالية من التصديق من جانب أعضاء هذه الجماعات وبرغم من ذلك
فإن علمياته لا تأتي ن مصادر رسمية ومن ثم يمكنه أن ينقل معلومات لا تمثل
الحقيقة وكذا الإشاعات وما شابه ذلك وفي هذه الناحية يكمن خطر الاتصال
غير الرسمي ولكنه نشاط طبيعي في أية منشأة وسيكون موجودا دائما طالما أن
هناك جماعة من الأفراد تعمل مع بعضها البعض ولها مصالحها واهتماماتها
الخاصة و أمام هذه الحقيقة فإن المدير العلمي يستخدمه كجزء من مسالك الاتصال المنتظمة كلما أمكنه ذلك.
ومن الأسباب التي تؤدي إلى تكون جماعات تلجأ إلى مزاولة الاتصالات غير الرسمية ما يلي :
1- تسهيل التفاعل الاجتماعي: وهو تفاعل عمال المنظمة فيما بينهم حيث
يقومون بتبادل الأفكار والمعلومات والآراء حول كافة الموضوعات التي تهمهم
سواء داخل أو خارج المنظمة التي يعملون بها بحيث تتم مزاولة الاتصالات غير
الرسمية دون إتباع لخطوط سلطة معينة أو أخذ رأي رئيس مباشر لمزاولة هذا
النوع من الاتصالات ودون رقابة من إدارة المنظمة.
2- الحصول على
معلومات إضافية حول المنظمة: هنا نجد أن العاملين يقومون بالاتصالات غير
الرسمية فيما بينهم وذلك من اجل الحصول على معلومات هم في حاجة إليها وتخص
عملهم.
3- ارتباط أهداف الأعضاء بأهداف الجماعة: عندما لا يكون هناك
ربط بين أهداف الجماعة وأهداف المنظمة هنا تظهر الاتصالات ير الرسمية من
أجل التصدي لمثل هذا التحيز في المعاملة.

المطلب الثاني: وسائل الاتصال
1- الاتصال الشفهي:
يعتبر الاتصال
الشفهي من أقدم الأدوات التي يستخدمها المديرون للقيام بتنفيذ أعالهم وهذا
يوفر الوقت ويخلق روح الصداقة والتعاون داخل المنشأة وهو يتم دون استخدام
أداة وسيطة وعادة ما يكون ذو اتجاهين والمدير أو المسؤول يقوم بالتحدث
مباشر ة إلى عماله حتى تكون هناك مناقشة وتحاور تين الأطراف وبالتالي
التوصل إلى قرارات سليمة تخدم المصلحتين والمؤسسة على الخصوص ونجد من بين
الوسائل الشفهية ما يلي :
1- المقابلات الشخصية 2- الاجتماعات
3-اللجان التنظيمية 4- التيليفون
5-المؤتمرات والندوات
2- الاتصال الكتابي:
الاتصال الكتابي وهو الذي يجعل من المستطاع نقل نفس المعلومات بالضبط إلى
عدد كبير من الأفراد مع إمكانية الرجوع اليها في المستقبل بحيث يكون هناك
شرح وتفصيل لكل المعلومات والبيانات الموجودة حتى يستطيع العمال فهمها مثلا
:التقرير المالي :يتضمن العديد من التفاصيل والأرقام وعلى بيانات تفصيلية
وهذا النوع لا يمكن اصالة بفعالية إلا عن طريق الكتابة ويجب أن تتوفر فيه :
أن تكون التقارير كاملة وواضحة والإيجاز في الكلام ومن بين الوسائل
المتكوبة هناك :
1-التقارير 2 - المذكرات
3-الخطابات 4 – النشرات الدورية
5- ملصقات الحائط 6 - النشرات الخاصة
7-الجرائد الداخلية 8 - الصور والأفلام
9- المجلة 10- الكتيبات والخرائط والمقترحات
11- التلكس والفاكس.

المبحث الثالث: أهداف الاتصال ومعوقاته وطرق تحسينه
المطلب الأول: أهداف الاتصال
إن للاتصال عدة أهداف يقوم من أجلها ونذكر أهمها وهي:
1- تنمية المعلومات والفهم الجيد بين جميع الموظفين؛
2- تشجيع كل موقف من شأنه تحفيز الموظفين والرضا الوظيفي؛
3- تصحيح أي معلومة خاطئة أو مواقف مظللة أو غموض في السياسات أو إشاعات مغرضة؛
4- إعداد الموظفين لأي تغيير في الأساليب أو البيئة بواسطة تزويدهم بالمعلومات الضرورية مقدما؛
5- تشجيع المرؤوسين على تقديم أفكارهم واقتراحاتهم لتحسين الإنتاج أو بيئة العمل وأخذ هذه الاقتراحات بجدية من قبل الإدارة العليا؛
6- تحسين العلاقات بين العمال والإدارة بالمحافظة على قنوات الاتصال مفتوحة؛
7- تعزيز العلاقات الاجتماعية بين العمال بتعزيز الاتصالات بينهم؛

المطلب الثاني: معوقات الاتصال
يشكوا المديرون في العديد من المؤسسات
وخاصة في الدول المتخلفة من عدة معوقات تجعل من الصعب نجح العملية إلى
مستويات عالية وبذلك كلما كانت المهارات الاتصالية بشكل أحسن وهي جزء من
كفاءات الإدارة ككل تستطيع المؤسسة تذليل تلك الصعوبات والنجاح في الاتصال.
معوقات الاتصال: يمكن التطرق لعدد من هذه المعوقات كما يلي:
1- صعوبة اللغة: تعتبر اللغة أداة من أدوات الاتصال فكلما تساهم وتيسر عملية الاتصال
قد تعرقلها وتعرف المعني وتجعله غامضا غير مفهم ومنه لا يصل إلى المستقبل
ولا يتحقق تفاعله وبذلك لا يصل إلى المستقبل ولا يتحقق تفاعله وبذلك لا يصل
الاتصال إلى هدفه وهو نقل المعلومات ورفض الغموض...الخ.
تؤثر في عملية الاتصال
من خلال هذا العنصر عدة عوامل منها: اختلاف المستوى التعليمي والثقافي
والتخصصات العلمية والمهنية وهو ما يؤدي إلى اختلاف الألفاظ وفهم تفسير
الكلمات والمعاني وكذا اختلاف البيئة ولتقاليد والعادات والقيم وهي ذات
جوانب ثقافية أوسع تتدخل في عملية تصور وفهم الاتصال وحتى الأهمية المعطاة لها...الخ.
كما قد يكون المشكل يتعلق بأحد عناصر الاتصال وقد تكون الوسيلة المستعملة في ذلك يشوبها تشويه وهذا يرجع لسوء اختيار الوسيلة مما يصعب في اللغة.
2- ضخامة المؤسسة: ينجم عن ضخامة حجم المؤسسة ضخامة الهيكل التنظيمي لها
ومنه تعدد المستويات الإدارية وتشعب الإدارات بعد التدرج السطوحي وهذا ما
يعتبر عائقا أمام الاتصالات خاصة في الحالات الطارئة والسريعة وهو ما يحدد
فعالية الاتصال في المؤسسة وإذا كان لها فروع في أنحاء البلاد فهذا يخلق نوعا من الصعوبات أمام عملية الاتصال مثلا يؤدي إلى تأخر وصول المعلومات والإنقاص من محتواها وتحريفها وبذلك تعرقل العملية في تحقيق أهدافها ورغم استعمال وسائل الاتصال التقنية الحديثة لكنها لا تستطيع أن تحل محل الاتصالات المباشرة من مقابلات شخصية و واستفسارات أو ملاحظات مباشرة وفي أرض الميدان.
3- ندرة الاتصالات أو الإفراط فيها: وهذا يعتبر من أهم العراقيل لهذه
العملية وهو أن كثرة الاتصالات تعتبر عبئا ثقيلا على العالين في المؤسسة
وتعتبر ضياعا لوقت وسببا للملل والضجر لدى العاملين وقد ينعكس على فعالية
عملية الاتصال وعدم تحقيقها للأهداف المرجوة منها مثلا أن كثرة الاجتماعات في المؤسسة تصبح كعنصر معرقل لعملية الاتصال
إذ الاجتماعات المتكررة تصبح بمرور الوقت روتينية وهذا ما يجعلها عديمة
الفعالية مما ينعكس على نفسية العمال وإحساسهم بعدم الجدوى منها حيث يصبح
لديهم اجتماعات شكلية لا أكثر حيث يقلل ذلك من أهميتها واهتمامهم بها.

4- الصعوبات لنفسية والسلوكية: نظرا لتجمع مختلف الأصناف البشرية في
المؤسسة كذلك لاختلاف طبيعتهم التفاعلية يمكن أن تنجم عنها صراعات أو جو
يسوده التوتر وهذا الوضع يعتبر معرقلا لعملية الاتصال
كما أن اختلاف المستويات والطبقات في المؤسسة قد يخلق التحيز وإقامة
الحواجز بين المستويات التنفيذية والإشرافية وانعزال طبقة عند حدودها وهو
ما يزيد الهوة بين مختلف المستويات ويعرقل العملية كما ان الفهم الخاطئ
لعملية الاتصال من طرف الإدارة العليا واعتقادهم السائد أن الاتصال هو مجرد أوامر وتعليمات يولد عدم الاهتمام بالاتصال الصاعد حيث يعتبرونه مضيعة للوقت مما يؤدي إلى إلى تسلط الإدارة وعرقلة الاتصال
فمن واجب الإدارة العليا أن ترفع الحواجز وتعمل على التقرب من الطبقة
العاملة ومحاولة إشراكهم في تحقيق أهداف المؤسسة وبهذا الشكل يتحقق التكامل
ومنه تشجيع الاتصال، فالاتصالات تحقق الغرض منها إذا كانت تتناسب مع طموح
وقيم وأغراض المستقبل لها وعلى أي حال لن توجد اتصالات ما لم تكن للرسالة
أن تصل إلى القيم الإنسانية لمستقبلها على حد بعيد.

المطلب الثالث: طرق تحسين الاتصال
يمكن تحسين الاتصال وهذا من خلال الاهتمام بالمدير من جهة وجميع أفراد المؤسسة من جهة أخرى لذلك نقدم هذه الاقتراحات لتحسين هذه العملية الاتصالية:
1- نعلم أن طرفي الاتصال
هما المستقبل والمرسل حيث يقوم المرسل بإيصال المعلومة أو الفكرة إلى
المستقبل ويتحقق ذلك عن طريق استماع المستقبل للمرسل لذلك يعتبر عنصر
الاستماع أهم عامل يساهم في تحسين الاتصال
وعليه فإن المستمع الجيد هو الذي يوظف الاستماع كما يوظف الكلام ويكون
متفتح العقل والفكر لاستقبال الرسالة أي أنه يستمع بعقله لا بأذنه حيث لا
يكون المتحدث جيد حتى يتعود أن يعيد الاستماع ولن يكون مهما حتى يكون
مهتما.
2- الوضوح والسهولة: وذلك من خلال اختيار المصطلحات البسيطة من طرف المرسل.
3- من الضروري توعية كافة المستويات التنظيمية بأهمية الاتصال ودوره في المساعدة لبلوغ الأهداف وخلق روح العمل الجماعية.
4- مطابقة القول مع العمل بخلق جو من الثقة والالتزام ولذا يجب معرفة إمكانية التنفيذ قبل الإفصاح بالقول.
5- إعطاء الوقت الكافي لمستقبل الرسالة لفهم أبعادها.
6- إتاحة الفرصة للأفراد داخل المؤسسة لاستفسار وتبادل الأفكار والمناقشة وذلك من خلال خلق مناخ جيد من طرف المدير.
7- عند حدوث مشاكل أو مواجهة صعوبات على المدير أن يسعى إلى معالجة هذه المشكلة ثم بعد ذلك الب حث عن المتسبب فيها.
8- وجود شكلية اتصالات رسمية محددة وواضحة ومعروفة لدى العاملين.
9- عدم تجاهل الاتصال الرسمي لشبكات الاتصال غير الرسمي.

المبحث الرابع: دراسة حالة لملحقة التكوين المهني
المطلب الأول: بطاقة فنية عن الملحقة
ملحقة التكوين المهني بريدة:
بطاقة فنية: إن ملحقة التكوين المهني ببريدة التي تحمل اسم الشهيد بوصاق
أحمد أنشئت بموجب القرار الوزاري المشترك بين وزارة التكوين المهني ووزارة
المالية المؤرخ في 03 أفريل 1999 م الذي جاء تنظيمها الإداري وسيرها.
- بداية الأشغال 1998- تسليم المشروع جوان 1999 م.
- تاريخ فتح الملحقة سبتمبر 1999 المساحة الكلية
- تضم حاليا مجمع إد
- اري وهو عبارة عن ثلاث مكاتب.
- مجمع صحي.
- ورشة لفرع الخياطة.
التخصصات المتوفرة
بدأت هذه المؤسسة مشوارها التكويني في سنة 2000بفريق واحد في الإعلام
الآلي وآخر في الخياطة المختلطة وفي سنة 2002 تم فتح فرع جديد في البناء
العام وفي سنة 2003 فتح فرع للنجارة والتأثيث المنزلي وفي نفس السنة تم
ترقية فرع الخياطة المختلطة إلى فرع الخياطة الجاهزة ومن دورة سبتمبر 2003
فتح فرع النسيج والتريكو.

المطلب الثاني: الهيكل التنظيمي للمؤسسة


المصدر: مصلحة الأمانة بالملحقة


التعريف بالتخصصات:
فرع الإعلام الآلي:الوصف: عامل في الميكرومعلوماتية هو عامل يتضمن الأعداد
والتسيير الجيد لكل الملفات والمستندات على الحاسوب كما يعمل على ضمان
صيانة التجهيزات والبرامج من المستوى الأول ومدت تكوين الطلبة 18 شهرا منها
6 أسابيع تربص تطبيقية من اجل التحصيل على شهادة المهارة المهنية CMP يعمل
بها في المؤسسات الإدارية ومكاتب الدراسات ويقومون بدراسة المواد التالية:
المحاسبة، الإنجليزية والفرنسية ACCESSE, BUREAUTIQUE, EXCEL, WORD, MAINTENANCE,
خياطة الألبسة الجاهزة: تعتبر الخياطة من الفنون وهي عمل يهتم بالأقمشة
لصنع الملابس على القياس حسب الوسائل المتوفرة ويستعملون كل أنواع الأقمشة،
مدة تكوينهم 18 شهرا من اجل الحصول على شهادة المهارة المهنية CMP من اجل
العمل بها في الورشات أو المؤسسات المصغرة أو لحسابها الخاص والمواد المدرسة هي التكنولوجيا، رسم صناعي، حساب القص، تفصيل مع الأعمال التطبيقية.
فرع البناء العام: هو تربص مهني يدوم فترة زمنية محددة بـ 18 شهرا حيث
يقوم فيها المتربص بأعمال يدوية في مثال البناء وذلك يتطلب جهدا عضليا
ووسائل بسيطة وحديثة في نفس الوقت للحصول في ىخر التربص على شهادة الكفاءة
المهنية CAP فهناك دروس نظرية وأخرى تطبيقية ويمكن للمتربص في ميدان عمله
والمواد التي تدرس في هذا الميدان هي تكنولوجيا، حساب مهني، رسم.
فرع
التجارة والأثاث: لقد فتح التحول التكنولوجي والتجاري آفاق جديدة على
المستقبل لقطاع الخشب والتأثيث وتختصر مهمته في الأشغال المتعلقة بصناعة
الأثاث من الخشب الصلب أو الخشب الصفيح ويتم ذلك في الورشة يرسم ويقطع
وينجز ويجمع ويزين ويقوم أيضا بصقل وصنع مختلف أجزاء الأثاث وكل هذا من أجل
الحصول على شهادة المهارة المهنية CMP من الدرجة الثالثة بعد مدة 18 شهر
منها 8 أسابيع تربص تطبيقي لتمكنهم من العمل في المؤسسات العامة أو الخاصة مع إمكانية إنشاء مؤسسة مصغرة والمواد المدرسة هي: تكنولولجيا، رسم صناعي، حساب مهني مع الدروس، التطبيقية.
فرع النساجة والتريكو:هي صناعة تهتم بحياكة الألبسة يدويا (المحجن والإبر)
وآليا بواسطة آلة السرد من مواد الصوف او القطن ومدة التكوين 18 شهرا
للحصول على شهادة الكفاءة المهنية CAP وهذا لتمكينهم العمل في المؤسسات العمومية للنساجة او المؤسسات
الخاصة والمواد التي تدرس في هذا الفرع هي تكنولوجيا، حساب مهني، نسيج أما
الجانب التطبيقي يكون عن طريق اليد بالعمل بالإبرة وهي مختلفة الأحجام حسب
نوعية الصوف والعمل على آلة السرد.
الجناح التقني والبيداغوجي: عدد
الورشات والأقسام بلغ عدد الورشات في الافتتاح ثلاث ورشات أما حاليا ونظرا
لفتح فروع جديدة قسمت ورشتان وبقيت واحدة على حالها فأصبح في النهاية أربعة
قاعات موزعة كالتالي: مخزن، الخياطة الجاهزة، نساجة وتريكو، إعلام آلي،
وتبقى الورشة الأخرى مخصصة للنجارة والأثاث فيها يشغل فرع البناء قاعة في
مدرسة دزايت احمد المستفاد منها لصالح الملحقة.
الداخلية : تعتبر الداخلية بهذه الملحقة مرفقا ضروريا ليستفيد منه حوالي 84 متربصا و 18 نصف داخلي تقدم إليهم وجبات وإيواء.
الطاقم الإداري: من مهام الإدارة السير الحسن للمؤسسة يشرف عليها مجموعة
من الموظفين ورؤساء المكاتب ومصالح من بينها مكتب الاستقبال والتوجيه ومكتب
المدير ومكتب الأمانة ومكتب المصلحة التقنية .
1- مكتب التوجيه
والاستقبال: وهو موجود على مستوى مراكز التكوين المهني والتمهين والمعاهد
الوطنية المختلفة فهو موجود أيضا بهذه الملحقة وهو لديه عدة مهام يقوم بها
وتتمثل في إعطاء معلومات حول مختلف الاختصاصات التكوين يوميا ليمكن الشباب
من الإطلاع عليها وللقيام بهذه العملية يكون إما عن طريق
a. حضور الشخص المعني أو أحد الأقارب؛
b. عن طريق إرسال طلب خطي من طرف المعني؛
c. بواسطة الاتصال الهاتفي؛
هذا إلا أنه إضافة لمرحلة التسجيل الأولي يتم تزويد المترشحين بمعلومات
وافية حول مراحل وشروط التسجيل ووثائق الملف والتخصصات المتوفرة بالإضافة
إلى مساعدة المتربصين في التوجيه نحو المؤسسات
التكوينية الأخرى إذا تطلب الأمر ذلك مع اعلم أنه بهذا المكتب يتوفر كافة
عناوين مؤسسات التكوين المهني والمعاهد على المستوى الوطني وحتى أرقام
الهاتف التسجيل النهائي ويتم في هذه المرحلة انجاز العمليات التالية :
إيداع الملف ، ملء استمارة التسجيل، تحديد موعد إجراء المقابلة مع مستشار
التوجيه والتقييم النهائي بغية تقييم وإرشاد ميول واتجاهات المترشح ، برمجة
موعد إجراء الفحص الطبي .
2- مكتب المدير: يشرف مدير الملحقة على
وجميع الأعمال والنشاطات الإدارية والبيداغوجية ويعتبر المسؤول الأول تحت
وصاية مركز التكوين المهني بآفلو على مخططات السير (المالي ، البيداغوجي ،
الإداري ) ومن مهامه تنسيق الأعمال الإدارية ومراقبتها وممارسة السلطة
السلمية والإدارية والإشراف على السير الحس للملحقة.
مكتب الأمانة:
السكرتير: أصلها مأخوذ من كلمة secret فرنسية بمعنى السر وهذا يعني أن
طابع هذه الوظيفة وهو السرية أي ان صاحبها يحظى بثقة ولذلك كان من مهامه
الإطلاع على الوثائق، تحريرها، حفظها...الخ.
أهم أعمال السكرتير:
البريد الوارد: هو مختلف المراسلات المستعملة من طرف المؤسسة.
البريد الصادر: هو كل ما يصدر من المؤسسة من خطابات في إطار مهامه.
حفظ الملفات، تحضير الاجتماعات، العمل بعد الاجتماع، الهاتف (إرسال واستقبال) استقبال الزوار.
فهي أساس الوظائف المهمة التي يقع على عاتقها خدمة الإدارات الرئيسية
الأخرى وبمقدار كفاءة وحيوية أجهزة السكريتاريا والتوظيف تكون كفاءة وحيوية
الإدارة ككل.
مكتب المصلحة التقنية:
يعتبر همزة وصل بين الأساتذة
والمتربصين ومدير المؤسسة، بحيث أن كل اللغات الخاصة بالأساتذة والمتربصين
تكون مرتبة وموضوعة في أدراج وكل فرع على حدى ومن أهم أعمال المصلحة
التقنية.
1- منهاج التربصات؛
2- جدول تعداد المتربصين؛
3- برنامج النشاطات السنوية؛
4- برنامج زيارة الأساتذة؛
5- التطور العددي للمتربصين؛
6- جدول مراقبة حركة المتربصين؛
7- جدول التوقيت العام؛
كل هذه الوثائق تكون معلقة على لوح خاص بالمكتب من خلاله يتم أخذ كل المعلومات الخاصة بالمنطقة.
8- جدول التويت الأسبوعي بحيث تتم تغييره أسبوعيا على ضوء جدول التوقيت العام ويكون مؤشرا من طرف مدير المؤسسة ويعلق.
9- محضر المجلس التأديبي.
10- تحضير كشوف النقاط لكل فروع ثم تحضير كشف النقاط الجماعي لكل فرع.
جمع كل الملفات الخاصة بالمتربصين ووضعها في علب الأرشيف بعد نهاية التربص.
بعد المداولات وإعلان النتائج يتم تحضير شهادات النجاح المؤقتة وتسلم إلى
المتربصين الناجحين إلى غاية تسلمهم الشهادة النهائية (الديبلوم).

المطلب الثالث: الاتصال الداخلي والخارجي للملحقة
1- الاتصال الداخلي للملحقة
إن هذه الملحقة تعتمد في اتصالها بين الوظائف على عدة وسائل وأنواع بحيث أنها تستعمل الاتصال الصاعد والذي يكون من أسفل إلى أعلى والاتصال الهابط والذي يكون من أعلى إلى أسفل
فالمدير عند اتصاله مع العاملين في الملحقة فإنه يعتمد في ذلك إما عن طريق
إصدار الأوامر إليهم أو عن طريق القيام بالاجتماعات التي يتم فيها تبادل
الأفكار والآراء وهنا يكون استعمال الاتصال الهابط وكذلك استعمال الاتصال المباشر والشفهي بحيث أن المدير يتحدث إلى العمال مباشرة وجها لوجه.
أيضا بالنسبة للفروع الموجودة في الملحقة يوجد اتصال فيما بينهم وهو ما
يسمى بالاتصالات الأفقية بحيث يقومون بالتشاور في بعض المواضيع كالامتحانات
التي تجري في الملحقة أو بعض الاقتراحات التي يرونها مناسبة ويمكنهم طرحها
على المدير للنظر فيها.
بالإضافة إلى كل هذا فالملحقة تعتمد أيضا على
الملفات الموجودة في الحائط والتي تتمثل في الإعلانات والتعليمات التي تخص
القانون الداخلي للملحقة حيث يتمكن الطلبة والأساتذة وكل العاملين من
الإطلاع عليها دون الرجوع إلى الاستفسار عنها من ظهر الإدارة.

فالاتصالات عندما تكون جيدة و تتم بطريقة تتلاءم وعمل المؤسسة فإنها تسهل
على المدير إتخاذ القرارات المناسبة التي تخدم مصالح أو أهداف المؤسسة لأنه
كلما كان هناك اتصال فعال فغنه يقود المؤسسة نحو التطور والنجاح بحيث يسود
الامن والاستقرار فيما بين العاملين والمدير وتكسر كل الحواجز الموجودة
بين الرئيس والمرؤوس وبالتالي تهدف إلى وجود عمل دائم ومستمر كما هو الحال
في هذه الملحقة بحيث أن العمال يعملون فيها كأنهم أسرة واحدة وكل هذا نتيجة
الاتصال الجيد داخل هذه الملحقة والذي يحفز العاملين فيها على المثابرة والانضباط ويبعث فيهم روح الإحساس والمسؤولية.
2-الاتصال الخارجي للملحقة:
بما أن الملحقة هي مؤسسة تابع لمركز التكوين المهني بآفلو فإن المدير يقوم
بصلاحياته المخولة غليه تحت وصاية مركز التكوين المهني بآفلو فهي إذا
تعتبر من بين المؤسسات
التي تقوم الملحقة بالاتصال معها والتشاور على بعض الأمور وتبادل
المعلومات والآراء بين المدراء وهذا عن طريق الاجتماعات التي تجري بينهم أو
عن طريق الاتصال بها بالفاكس كذلك من بين المؤسسات
الأخرى التي تتصل معها الملحقة نجد مركز التكوين المهني بالأغواط والذي
يعتبر المركز الأول من ناحية إصدار الأوامر الرئيسية كذلك يوفر للملحقة كل
الاحتياجات التي تعطيها من أجهزة كمبيوتر بالنسبة لفرع الإعلام الآلي كذلك
أجهزة الخياطة والنجارة وغيرها أيضا بالنسبة للدورات التكوينية التي يقوم
بها العمال فإن المركز التكويني بالولاية يقوم بهذه الدورات من اجل زيادة
مستواه التعليمي وتطوير خبراتهم الشخصية كذلك تقوم بالاجتماعات مع المدراء
من اجل بحث المسائل الرئيسية والمشاكل التي تعاني منها الملحقة والتي لا بد
من حلها.
البلدية والدائرة أيضا من بين المؤسسات التي تقوم المصلحة بالاتصال معها خاصة عندما يكون هناك طلبة في فرع الإعلام الآلي يشكون على التخرج فتستقبلهم هذه المؤسسات
من اجل القيام بالتربصات الميدانية الواجبة عليهم والتي مدتها 6 أسابيع
وهذا للاستفادة أكثر والإطلاع على كيفية تسيير العمل في نفس الوقت وهذا
لتأهيلهم من اجل الدخول في ميدان العمل.
ملحقة التكوين المهني بالإضافة
إلى الأعمال التي تقوم بها في إطار صلاحياتها فإنها أيضا تقوم ببعض
الأعمال الاستثنائية كالقيام بالمعارض التي يقوم بإنجازها فرع الخياطة أو
فرع نجارة الأثاث كذلك القيام بالحملات الإعلانية مثلا في حالة الانتخابات
البلدية أو الولائية فإنها تقوم بإلصاق الأوراق والصور الخاصة بهذه
الانتخابات حتى يتسنى لكل من يقوم بزيادة الملحقة من الإطلاع عليها.
إضافة إلى كل هذا فالملحقة تقوم باستقبال كل الزوار الذين يأتون من اجل الاستعلام عن الفروع الموجودة من أجل التسجيل فيها.

الخاتمة
بعد هذه الدراسة التي تطرقت فيها على موضوع الاتصال ودوره في المؤسسات، يجب أن ننوه في الأخير إلى الأهمية الكبيرة في وجود الاتصال لأنه في وقتنا الحالي ونظرا لما تيسر به المؤسسات من مشاكل كان لا بد من وجود عنصر فعال لاستمرار العمل وتطويره وهذا العنصر هو الاتصال فبدونه لا يمكن للحياة أن تستمر لأن جل علاقات التسيير فيا بينهم عبارة عن اتصال.
وبعد الدراسة التي أجريتها في ملحقة التكوين المهني وجدت أنهم لا يدركون
معنى الاتصال، بحيث أنهم لا يفهمون معناها الحقيقي وهذا يؤدي إلى عدم
استعماله بطريقة جيدة مما يؤدي إلى عدم التطوير في العمل وربما هذا التأخر
راجع إلى المستوى الثقافي المتدني الذي يتمتع به العمال داخل المؤسسة كذلك
نوع البيئة التي يعيشون فيها تؤثر على ذهنيات الناس.
ونظرا لعدم توفر
المعلومات اللازمة والمتعلقة بالاتصال في هذه الملحقة لم يكن الموضوع في
المستوى المطلوب ولم يكن هناك إثراء للمعلومات بطريقة جيدة وهذا نظرا
للمشاكل والصعوبات التي تواجه هذه المؤسسة فكونه مؤسسة عمومية تفتقر إلى
الأشخاص الذين في المستوى ويتمتعون بمستوى تعليمي يمكنهم من القيام
بالأعمال المطلوبة على أحسن وجه لأن جل عمالها ذوي مستويات تعليمية لا
تتجاوز الثالثة ثانوي أيضا أن معظم العمال مؤقتين مما يصعب في سير العمل
بحيث أنهم عندما يتأقلمون مع العمل وتصبح هنالك اتصالات بينهم وبين الغدارة
يقومون باستبدالهم بأشخاص جدد مما يعرقل العمل وعليه يمكن أن نطرح ب عض
الاقتراحات التي من شأنها زيادة نمو هذه الملحقة وتطويرها وهي:
1- إعداد دورات تكوينية لعمال الغدارة فيما يخص الاتصال وتعريفهم على كيفية الاتصال داخل المؤسسة؛
2- توفير وسائل نقل من اجل إيصال الإعلانات إلى الفروع الموجودة في المناطق التابعة للملحقة.
3- استخدام العمال الدائمين خاصة الأساتذة؛
4- زيادة بعض التخصصات المرغوب فيها كالحلاقة والميكانيك؛